Hablar de productividad es hablar de un tema tanto importante como amplio. De hecho, muchos expertos lo han catalogado como un concepto un tanto abstracto, subjetivo y con tantas aceptaciones como seres humanos en el planeta.
Se puede hablar de productividad laboral, productividad personal, productividad en el trabajo o incluso como estilo de vida. Sin embargo, cuando se habla de cómo mejorar la productividad el panorama cambia. Deja de ser un tema universal y se centra en aspectos para mejorar en el trabajo, en tips para hacer las jornadas laborales más eficaces, o simplemente, en consejos de productividad en general.
Partiendo de este punto específico surgen varias dudas, ¿es posible mejorar la productividad? ¿cómo mejorar la productividad? ¿hay maneras de mejorar la productividad? ¿cómo mejorar el rendimiento laboral? En las siguientes líneas te lo explicaremos.
¿Qué es la productividad?
Antes de conocer los tipos de tareas que debes llevar a cabo para mejorar la productividad es importante saber de qué se trata.
La productividad es simplemente hacer bien las cosas correctas. Es decir, es elegir bien lo que hacemos y hacerlo correctamente. En consecuencia, cada acción llevará a un resultado eficaz en el menor tiempo posible.
Por consiguiente, la productividad nada tiene que ver con la cantidad de cosas que hacemos sino con la calidad. Claro está, si una persona es verdaderamente productiva, completará las tareas sencillas rápidamente y de igual forma actuará con las tareas más importantes o realmente importantes.
No obstante, son las decisiones que tomó esa persona antes de completar esas tareas las que definen los resultados. Por ende, cada decisión buena le permitió completar cada una de sus tareas eficazmente.
Ser productivo no es estar ocupado todo el tiempo. A pesar de que en tu trabajo seguramente no falte un compañero que siempre tiene tantos pendientes que no tiene tiempo ni de respirar o comer, eso no es ser productivo. Es probable que esa persona haga un listado de tareas para priorizar y aun así se queja de estar hasta el cuello de trabajo. Es más, probablemente no pierda la oportunidad de publicar en sus redes sociales lo “ocupado” que se encuentra, pero paradójicamente nunca culmina una tarea.
También, nunca falta el compañero que te da consejos sobre cómo avanzar en el trabajo, o trabajar correctamente. Él o ella, tampoco son ejemplos de productividad. Está comprobado que personas de este estilo, por lo general, no ofrecen resultados eficaces en función de su “productividad”. Esto pasa porque la mayoría de las personas tiene un mal concepto de la productividad. Por lo tanto, tienden a creer que mientras más ocupados estén, más productivos son y esto se aleja mucho de lo que es la productividad real.
Las personas productivas, no se enfocan en las horas de trabajo o en la cantidad de tareas que hacen en un día, sino en los resultados. En consecuencia, siempre superan las expectativas y aportan un plus a cada una de sus tareas.
En cuanto al tiempo, generalmente utilizan el correcto para completar sus deberes, pero aun en los casos en que tarden un poco más, el resultado siempre será de gran calidad.
La clave para ser productivo.
Si quieres ser productivo o aumentar tu productividad en primer lugar, debes conocer el concepto de productividad. En segundo lugar, separar la cantidad de tareas realizadas con la calidad de cada una de ellas.
Tampoco debes dejar de considerar la variable del tiempo. Quizás puedas ser muy rápido y terminar las tareas a tiempo o antes de lo estipulado, pero si la calidad de los resultados disminuye, no serás productivo.
Por último, hay personas que son eficaces, que manejan correctamente el correo electrónico y logran completar sus pendientes. Pero si la calidad de los resultados es promedio o regular, tampoco se les considera productivas, aunque hayan completado todas sus tareas en un día.
¿Cómo se puede mejorar la productividad?
La mayoría de las personas trabaja más de lo estipulado. De manera similar, no logran cumplir con las tareas fuera del trabajo y como consecuencia, llevan una vida llena de caos y quejas constantes.
Además, está comprobado que 7 de cada 10 personas duermen con el smartphone al lado para seguir atendiendo cosas de trabajo. Esto, según estudio realizado por la Universidad de Oxford en 2020, para conocer el impacto de las redes sociales en las personas.
Por otro lado, casi el 80% de las personas del mismo estudio concluyeron que tenían mucho trabajo en la oficina y que les resultaba casi imposible no llevarse trabajo a casa todos los días. Estos resultados no son para nada alentadores. Y más, si se trata de mejorar la productividad o se intenta optimizar la salud mental y emocional de las personas.
Entonces, si te encuentras atrapado en un escenario similar a este, comienza a trabajar en ti. Evita seguir formando parte de las estadísticas negativas y empieza a cambiar positivamente.
Pregúntate ¿en qué puedo mejorar como persona? Es el primer cuestionamiento que debes plantearte. A partir de ahí, haz una lista con todos los aspectos en los que debes mejorar. Luego, vas ocupándote uno a uno de ellos.
Igualmente debes hacer cuando de productividad laboral se trata. Hazte preguntas tipo “cómo mejorar en mi trabajo” o “qué aspectos mejorar en el trabajo” para ir priorizando cada una de las áreas a mejorar.
Probablemente descubras que en el aspecto laboral es donde más debes trabajar tu productividad. Quizás ha disminuido tu efectividad laboral y deseas hacer bien el trabajo nuevamente o, por el contrario, solo deseas optimizar la productividad aún más.
De cualquier manera, siempre habrá aspectos de mejora en el trabajo. De hecho, todos los días surgen retos y situaciones diferentes que nos obligan a descubrir facetas de nosotros nunca antes vistas. Lo fundamental es que siempre encuentres las formas para mejorar la productividad del trabajo. Sobre todo, si esto afecta tu desempeño laboral o tu sentido de pertenencia dentro de la empresa.
Medir tu productividad es tan importante como necesario. Seguramente durante este proceso descubras nuevas propuestas para mejorar en el trabajo o aspectos para mejorar una empresa y con esto, se logren los objetivos deseados. Incluso, puede ser que durante ese mismo proceso descubras otras metas personales.
El punto es que las características para mejorar la productividad están siempre a la disposición. Depende de ti hacer la reflexión necesaria para comenzar a optimizar tu productividad en función de una vida más exitosa.
5 estrategias para mejorar la productividad.
Ya sea en casa, en la universidad, en tu trabajo o en tu vida personal, basta con seguir estas cinco poderosas estrategias para mejorar tu productividad:
1. Levántate temprano y planifica tu jornada.
La productividad comienza con la planificación. Desde levantarse temprano hasta agendar cada acción, todo, influye tremendamente en la productividad.
De hecho, todas las técnicas de productividad laboral, de áreas de mejora en el trabajo, de mejoría en el rendimiento en los estudios o de cualquier índole estipulan que, para mejorar la productividad hay que manejar el tiempo y una agenda eficazmente.
Pero manejar el tiempo no es madrugar todos los días y no cumplir con ninguna tarea. Por ejemplo, si comienzas tu día de estudio más temprano, tendrás más oportunidad de almacenar gran cantidad de información sin interrupciones ni distracciones.
Igualmente sucede en el trabajo. Si eres de los que llega muy temprano a tu oficina, podrás comenzar tu jornada sin las distracciones de tus compañeros, saludos muy largos o llamadas telefónicas inoportunas.
Ciertamente se trata de una tarea un poco difícil de llevar a la práctica. Sin embargo, debes tener la confianza y el buen hábito de cumplirlo a la cabalidad. Es más, todos los libros sobre consejos para ser un buen empleado o un cómo ser un empleado más productivo afirman que llegar temprano es el primer paso para mejorar la eficacia laboral.
En conclusión, la mejor forma de aprovechar el día es levantarte temprano y planificar cada acción. Toma entre 20 y 40 min diarios para agendar, hacer tu lista de prioridades y comenzar a trabajar en los pendientes. Por esto es importante aprovechar el tiempo desde lo más temprano posible.
Definir tu agenda diaria te permite priorizar eficazmente y avanzar en los temas realmente importantes. En efecto, es la mejor forma de tener una visión global de tus tareas y anticipar posibles situaciones adversas y en el mejor de los casos, identificar nuevas tácticas para mejorar tu rendimiento.
2. Olvídate del “multitasking”: ataca una tarea a la vez comenzando por las más complejas.
El sinónimo de eficientar es mejorar, desarrollar, optimizar. Para nada implica ser “multitasking” o multitareas ni atacar varias tareas al mismo tiempo.
La eficiencia no se mide por la cantidad de tareas que podamos completar. En lugar de atacar varias tareas a la vez pretendiendo ser “eficientes”, lo mejor es establecer prioridades enfrentando las tareas más complejas para luego ir trabajando en las más sencillas.
Si haces este proceso temprano en la mañana, tus niveles de concentración son más óptimos y, por ende, tendrás más energía y visión para enfrentar tus tareas.
¿El resultado? Resuelves los temas más complejos con mayor rapidez y efectividad, evitas la procrastinación y optimizas tu tiempo.
Evita a toda costa pensar que ser multitareas es una ventaja. Al contrario, pensar de esta manera te llevará a disminuir tu productividad y a no cumplir con tu agenda correctamente.
3. Mide tu desempeño.
Si buscamos en el diccionario desempeño: sinónimo, aparecerán términos como actuación, ejecución o rendimiento. Sin embargo, hay personas que todavía no lo tienen claro.
De hecho, creen que el desempeño tiene que ver con el punto anterior. A mayor número de tareas completadas, mejor el desempeño. Es decir, con ser multitareas y finalizar mil tareas en un día sin tomar en cuenta la calidad.
Esto es completamente alejado de la realidad. El desempeño en enfoca justamente en la calidad de las tareas y en los resultados, independientemente de la cantidad.
Es importante medir el desempeño de tus tareas porque en función de esto, puedes encontrar puntos de mejora o simplemente seguir avanzando. Así mismo, de acuerdo a la calidad de cada resultado, podrás seguir planificando el resto del día o incluso, de la semana.
4. Toma el descanso como una prioridad.
El descanso también forma parte de la productividad. ¿Por qué? Porque si no logras descansar lo suficiente no tendrás la energía necesaria para completar tus tareas eficazmente.
Cuando estés en el proceso de planificar tu jornada, pon como prioridad descansar en algunos espacios libres del día. Por consiguiente, tu cuerpo y mente tendrán las pausas necesarias para recargar energías y continuar cumpliendo con las tareas de la agenda.
Es por ello que todos los manuales de “productividad en el trabajo: ejemplo”, o sobre “cómo mejorar el rendimiento de los empleados” colocan con orden prioritario el descanso.
Por otro lado, los manuales de los empleados en donde se determinan las áreas de mejora en el puesto de trabajo, también le dan una gran importancia al brindar al trabajador de uno varios períodos de descansos durante su jornada.
Evita pensar que el descanso es perder el tiempo. Más bien, es otra oportunidad de hacer otra actividad productiva como leer tu libro favorito, tomar un café al aire libre y oxigenar tus pulmones y por supuesto, tener una charla amena con un compañero.
5. Aprende a decir “no” y a delegar.
Decir no cuando sea necesario y saber delegar son sinónimos de productividad. De esta forma, te concentras en lo realmente importante y descartas tareas sin importancia.
Si no aprendes a decir que no, tu agenda se complicará. Probablemente se llene de temas sin importancia que solo te restan tiempo, generan pocos beneficios y te restan productividad.
Por el contrario, aprender a decir que “no” asertivamente, te permitirá mantener tu panorama limpio de actividades innecesarias. A su vez, aumentará tu enfoque en lo relevante y en lo productivo. Además, te permitirá saber delegar. Por ejemplo, aquellas tareas que ya descartaste al decir “no”, las delegas a alguien que te apoye.
Si estás en el trabajo, puede ser un compañero o un colaborador, si estás en tu casa puede ser tu pareja o tu madre, hermano, primo, o si estás en la universidad, a un compañero o asistente de estudio.
Lo importante es saber decir no en los momentos adecuados y aprender a delegar cuando sea necesario. De esta manera, tu productividad se mantiene en niveles óptimos.
No cabe la menor duda de que la productividad es un gran hábito que debemos desarrollar. Toma en cuenta estos consejos, llévalos a la práctica y verás como en poco tiempo tu vida se convertirá en exitosa, productiva y plena.
